¿Ya te diste cuenta cómo los mejores equipos de cocina de los restaurantes trabajan con eficiencia? Según el escritor Dan Charnas, esto se debe a la aplicación de un sistema llamado mise-en-place. Este término francés, muy extendido en el mundo de la gastronomía, significa algo así como «colocar en su lugar» o «poner en orden».
Esto se ve a menudo en los videos de recetas, que suelen mostrar los ingredientes previamente medidos y separados en recipientes. Pero los beneficios de esta técnica van más allá de la estética, ya que repercuten directamente en el éxito de cada tarea y en la productividad general. Incluso, inspirado por la mise-en- place culinaria, Charnas escribió un libro sobre cómo utilizar este principio en cualquier tipo de trabajo. De este modo, organizó los pasos para crear un sistema sencillo y aprender a tener foco en la vida personal y profesional.
Por su parte, el cocreador de Trello Justin Gallagher unió estos consejos a las funcionalidades de la famosa plataforma organizativa. Tener foco no es algo que dependa única y exclusivamente de vos, porque el entorno también influye mucho. Pero – ¡afortunadamente! – no es difícil utilizar la tecnología para aumentar tu productividad. Por lo tanto, ya sea para bloquear las distracciones en línea o para organizar y agrupar tus exigencias en un solo lugar, inspírate con iPlace!
1. Reuní los ingredientes
Automatización y estrategias para mantenerte enfocado
Reunir tus exigencias diarias en un único lugar te ayudará a aprovechar mejor el tiempo. Esto se debe a que, al visualizar todos tus compromisos, tareas personales y profesionales, es más fácil gestionar y conciliar tu agenda. La pantalla del Mac es ideal para llevar a cabo tu planificación y acceder a plataformas de productividad y de reparto de tareas. Luego, una vez que tengas todo organizado en Trello, podes utilizarlo también en tu iPhone y en tu iPad para hacer un seguimiento constante.
2. Organiza, prioriza y mantén el foco
Una vez que hayas accedido a Trello, empieza a configurar y organizar tus tableros para estructurar las tareas en niveles de prioridad. Aquí, la idea es crear listas como «cosas para hacer hoy», «tareas para mañana» y «a lo largo de la semana». Una buena estrategia para organizar tu agenda diaria es tomarte 15 minutos antes de acostarte o levantarte de la cama.
En primer lugar, ordena las demandas por turno y hora de finalización. De este modo, se priorizará cada evento con hora marcada. A continuación, observa los huecos de tiempo restantes y distribuí las demás tareas a lo largo del día. Por último, lo que no quepa en el tiempo disponible debe trasladarse a la lista del día siguiente.
Todo lo que no ocurrirá hoy y mañana, a su vez, va a la tercera lista, correspondiente al resto de la semana. Con el paso de los días, el objetivo es que tus listas sean cada vez más pequeñas. Si esto no sucede, evalúa si realmente estás priorizando y controlando las tareas que surgen de forma inesperada.
Otra estrategia importante es crear listas para las demandas que estarán en pausa, esperando su turno. Es decir: para aquellas actividades que deben realizarse eventualmente, pero que aún no han sido programadas. Crea también una lista llamada «Bandeja de entrada», donde, en un principio, se asignarán las nuevas demandas que vayan surgiendo, se pueden colocar allí las cuestiones generadas por los e-mails y los mensajes que se reciben. Por último, crea la lista «Finalizados», que funcionará como tu sala de trofeos para las tareas terminadas.
3. Guarda referencias
Todo cocinero tiene un libro de recetas secreto. Así que vos también deberías mantener tu cuadernito de trucos y secretos. Ya sea una idea para tener en mente, una noticia para leer más tarde, una imagen inspiradora. Para eso, también vale la pena crear una lista o un tablero específico en Trello.
4. Invertí en automatización
Muchas veces la gente deja de usar las plataformas de productividad en función del tiempo que exige organizarlas. Sin embargo, con Trello podes automatizar varios procesos que implican la importación de datos.
Por ejemplo: Zapier es un servicio que torna sencilla la conexión de aplicaciones y la automatización de flujos de trabajo. Por lo tanto, basta con utilizar un Power-Up de Zapier en Trello para importar e-mails importantes, eventos marcados y mensajes de chat.
Otro consejo de Justin Gallagher es utilizar aplicaciones como Airmail en el MacBook Pro para unificar tus cuentas. Mientras tanto, los mensajes de chat se pueden automatizar en Trello con la ayuda de Slack. Al mismo tiempo, hay herramientas únicas en Trello para que las aproveches con tus dispositivos Apple. Mirá:
Creación rápida de tarjetas para iOS mediante 3D Touch
Esta aplicación de Trello para iOS te permite crear una tarjeta rápidamente. Para eso, existe la nueva tarjeta «recordatorio» el último tablero y la última lista utilizados y se dirige para allí cuando lo abres. Así que es una forma fácil de añadir tarjetas a la lista de «Bandeja de entrada», por ejemplo, e incluso funciona offline.
Usar Siri para mantener el foco
Si queres crear una tarjeta sin digitar, podes usar Siri. Para eso, basta con configurar el proceso con un IFTTT. Una vez configurado, podes decir «Siri, escribe en Trello…» y añadirá una tarjeta a la lista.
Aunque al principio pueda parecer complicado organizarse de esta manera, sólo hay que ajustar la configuración una vez. Después, no vas a perder más tiempo organizando tu agenda, ya que sólo tenés que consultar los tableros en Trello.
Para conocer otras formas de concentrarse, seguí el blog de iPlace. Porque a menudo te daremos innumerables consejos de productividad. Al mismo tiempo, en nuestro sitio web y en nuestra tienda física podes garantizar los mejores dispositivos de Apple para facilitar tu rutina.
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